Klokken er 23.55. Jeg har allerede sovet i nesten tre timer. Jeg våkner av en mobil som vibrerer under hodeputen. Det er på tide å stå opp. Jeg sniker meg ut av soverommet, setter meg i sofaen med macen på fanget og tar på meg headsettet. Jeg har et nettmøte om tre minutter. Det er styremøte i World Snowboard Federation (WSF). Pleier du å ha nettmøter i din jobb eller i ditt frivillige verv? Gir de verdi eller snakker møtelederen inn i et passivt univers? Her deler jeg mine erfaringer og råd. 

Hva er det verdt å stå opp for?

Jeg har alltid hatt et hjerte for idrett og frivillig arbeid. De siste 18 årene har det slått ekstra hardt for snowboard. I 2012 ble jeg valgt inn i styret i det internasjonale snowboardforbundet. Internasjonal snowboardpolitikk er krevende, men et veldig viktig arbeid. Jeg skal ikke gå på internasjonal idrettspolitikk nå. Da blir jeg aldri ferdig med dette blogginnlegget. Kort oppsummert, snowboard er en hjertesak som jeg frivillig står opp midt på natten for.

Nettmøter = globale muligheter

Styret i WSF består av representanter fra Japan, Canada, Kina, Østerrike, Sveits, Italia og Norge. Styremøtene er ca hver sjette uke. Med begrensede ressurser har vi få fysiske møter, kun to ganger pr år. Vårt faste møtested er Skype. Dette fungerer stort sett greit, men ofte kan dårlige nettforbindelser medføre brudd, manglende involvering og forsinkelser.

En annen grunn til at jeg liker nettmøter er at jeg kan ha møte hvor som helst. Jeg har deltatt på snowboard-nettmøter i stolheisen i Hemsedal, på Lisboa flyplass på vei til Kapp Verde, på trilletur rundt Bygdøy og nå her midt på natten på Maui! Jeg har brukt tid før møtene til å sette meg inn i sakene, men det ikke alltid at jeg sitter ved en kontorpult når de gjennomføres.

Mine råd som kan bedre dine nettmøter!

Dersom du skal gjennomføre nettmøter, så er mine erfaringer at du bør tenke på dette:

1) Gode forberedelser danner grunnlaget

Møtetype og hvem? Nettmøter er det naturlige alternativet når avstander eller tidspunkt begrenser muligheten for å møtes fysisk. Min erfaring er at nettmøter hvor det skal diskuteres fungerer best når antall deltakere er mindre enn 6-8 personer. Jeg opplever også at det er en fordel om deltakerne har møttes fysisk og har blitt litt kjent fra før.

En annen type nettmøter som fungerer godt er informasjonsmøter, hvor ansatte har en stor geografisk spredning. Antall deltakere her er ubegrenset. Jeg har deltatt på globale web casts i Deloitte-sammenheng. Det har ofte vært tilrettelagt for noe involvering, med mulighet for å benytte chat for å stille spørsmål. Webcasts kan også tilgjengeliggjøres i etterkant på internett.

En kombinasjon med noen deltakere på nett og noen fysisk samlet, mener jeg ikke er optimalt. Det kan fungere om møtet ikke er så langt, og om møtelederen er god til å styre og involvere.

Jeg har deltatt via Skype på en heldagssamling med styret i WSF. De andre møttes fysisk i Zürich. Det fungerte ikke så bra. Jeg ble fort passiv og falt ut av diskusjonene. Jeg kunne heller ikke naturlig nok delta på lunsjen :), hvor noen av temaene ble uformelt diskutert.

Skypetips! Om dere benytter Skype og du skal ringe opp. Husk å sikre at du er Skype-venn med alle deltakerne i god tid før møtet starter!

Teknotips! Lær deg programvaren før du skal ta det i bruk i et møte. De viktigste funksjonene er ofte: kalle inn med link til nettmøte (Lync), starte Skype-konferanse, legge deltaker(e) til møtet etter at det har startet, dele egen eller andres skjerm for presentasjon i møtet.

Hvor lenge og når? Møter med begrenset antall deltakere bør gjennomføres på maks 1,5-2 timer. Informasjonsmøter med mange deltakere, mener jeg bør være korte, inntil 30 minutter. Vanligvis er styremøtene i WSF kl 15 CET og varer i to timer. Han i Japan må være oppe sent og han i Canada får en tidlig morgen med sterk kaffe. Vi i Europa må sjonglere møtet inn i jobbkalenderen.

Hva er det på agendaen? Det er viktig å gjøre en vurdering av om hvilke tema som egner seg til nettmøter. På våre styremøter så har vi stort sett en fast agenda, status fra administrasjonen og komiteer og økonomi, samt pågående diskusjonssaker som krever beslutninger (eks. i disse dager snowboard-VM i Kina 2016). Om vi skal starte på nye større prosesser som ikke haster, velger vi å legge disse til de fysiske vår- eller høstmøte.

Saksdok.zip! Som for vanlige møter må saksunderlaget være sendt ut på forhånd, slik at alle har fått tid til å forberede seg. Det er kanskje spesielt viktig når det er nettmøter, hvor noen bare deltar pr mobil og kanskje ikke kan se skjermdeling. For våre styremøter har vi en 48 timers frist, men vanligvis kommer det 4-5 dager før.

Effektiviseringstips! Benytt en sakspapirmal som også fungerer som referatmal. Da har du mye på plass i referatet før møtet starter.

2) Både møteleder og deltakere må levere

Hello, hello, can you hear me? Lyd og bildekvalitet avhenger av nettforbindelsen. Vi bruker ikke bilde, da dette vanligvis medfører flere brudd og forsinkelser. Jeg vet ikke om dette er teknisk riktig, men jeg har et inntrykk av at om den med best nettforbindelse ringer opp, blir lydkvaliteten best.

Mute om du ikke snakker! Dette er en viktig funksjon som alle bør benytte. Det er veldig irriterende å høre trafikk, kafebråk, skrikende barn eller dobesøk, mens møtet pågår. Dere bør også bli enige om andre regler, eksempelvis ikke svare på innkomne samtaler, blokkere chatfunksjoner, benytte chat for taleliste etc.

God møteledelse er helt avgjørende! Jeg misliker sterkt dårlig møteledelse, og får en enorm trang til å gripe inn. Er du møteleder, så hold en stram styring på møtet slik at dere bruker tiden på de riktige diskusjonene. Parker avsporinger som går ut på alle vidder på en høflig og proff måte. Sørg for at dere holder dere til møtets tidsplan. Ta de korte og de viktigste sakene først, da kan du enklere skyve noen saker over til neste møte om nødvendig. Etter hvert agenda punkt bør gjenta oppfølgings- og beslutningspunkter. La alle komme til ordet, spesielt de som er litt tilbakeholdne. Om pratmakerne får holde på, vil de fleste på nettmøtet lese vg.no etter kort tid.

Møteleder-tips! Det er ikke lett å stoppe engasjerte deltakere som diskuterer seg langt ut på viddene eller bare gjentar hverandres argumeneter. Det er viktig å holde en taleliste, opplys om at etter eksempelvis Tom settes det strek. Dersom noen fortsatt ønsker å si noe, da pleier jeg å si at kun innspill som revolusjonerer diskusjonen tillates. Da stopper ofte diskusjonen. Og du, som møteleder, må da trekke en oppsummering og helst en konklusjon.

3) Det er ikke over, før etterarbeidet er gjort!

Jeg har ofte en regel om referat med oppfølgingspunkter skal sendes ut maksimum 24 timer etter møteslutt. Dette gjelder også nettmøter. Om det var sentrale personer som ikke deltok på møtet, ville jeg tatt et ekstra nettmøte med dem. Da bidrar du til at alle er ombord og vet hva som er besluttet.

Ha et godt nettmøte!

Skypeklem fra Cecilia 🙂